Ето дванадесет съвета за бързо организиране на бюрото ви. Някои неща ми послужиха много добре и ми помогнаха да се справя с организацията на бюрото ми (през повечето време). Вероятно повечето от тях могат да се приложат и при останалите хора. Ако имате някакви предложения, които да бъдат добавени към темата, може да ги напишете в коментарите.

1. Отървете се от химикалките и моливите, които не ви трябват. – Аз обичам да използвам само един вид химикали, но всеки месец мястото, където държа химикалите, постепенно се изпълва с най-различни инструменти за писане. Ако вие няма да ги използвате, не се двоумете дали да ги изхвърлите. Това е само излишно натрупване. Колкото по-малко такива излишни неща имате, толкова по-близо сте до това да имате подредено бюро.
2. Да имате определено място за джобните неща. Вашите ключове, телефон, PDA, портфейл, bluetooth слушалки, и т.н., трябва да имат свое място. Моето идеално място е едно отделно чекмедже, заедно със зарядните устройства. За съжаление, настоящото ми бюро няма чекмеджета, затова съм си отделил малко място за тях под монитора, което така или иначе няма как да се ползва с работна цел. Там съм поставил и всичките кабели за зареждане, за да не е нужно да ги търся.
3. Близост базирана на честотата на употреба. Ако го използвате всеки ден, то тогава съответния предмет трябва да е по-близо до вас, отколкото нещо, което ползвате само няколко пъти седмично. Това е нормалната логика, но на нас ни е по-лесно да подреждаме бюрото естетически, отколкото според употребата на нещата. Това помага да поддържате подредено вашето бюро, защото нещата са разположени по-близо до вас на базата на вероятността да ги използвате поне няколко пъти, и няма нужда да бъдат местени непрекъснато и да предизвикат безпорядък.
4. Преместете електрониката далеч от погледа ви. Вашият кабелен модем, безжичен рутер, допълнителна батерия и др., не трябва да бъдат на бюрото ви. Дори да имате достатъчно място, те са излишни неща. Още веднъж, намаляването на броя на излишните неща, намалява количеството работа между разхвърляно и подредено бюро.
5. Лесен достъп до файловете. Без да местите стола си или да ставате, би трябвало да можете да грабнете една нова папка, да й поставите етикет и да я сложите в чекмеджето за папки. Лесното поставяне на документите в папки е един основен аспект на добрата организация. Колкото повече усилия ви коства това, толкова по-трудно ще ви струва да бъдете организирани.
6. Сканиране на документи. Tова е нещо, с което експериментирам. Имам скенер и смятам да направя всички важни документи в PDF файлове и да ги запазя на компютъра си. Използвам OCR, затова документите могат лесно да бъдат намирани. Това е чудесно, ако пътувате много, защото носите всичко което ви трябва със себе си. Проблемът е, че трябва да решите кое да сканирате и кое може да бъде оставено в папки. Ако успявате да запомните кое искате да ви е в електронен формат, то това може да ви послужи много добре. Аз все още не съм установил колко акуратен мога да бъда в това отношение .
7. Почистващи препарати. Да поддържате подреденото бюро чисто ви помага да се справите с организацията. Ако чистите бюрото си с препарат-пяна и хартиени кърпи, уверете се, че наблизо винаги имате такива. Това ще ви помогне да чистите бюрото си по-често, което пък ще доведе до това да го подреждате по-често. Всичко се свежда до това, нещата за вас да бъдат максимално лесни.
8. Записвайте в бележник. По време на работния ден, вие ще боравите с телефонни номера, имена, адреси, потвърждения на поръчки, номера на полети и т.н. Ако може да поставите всичките тези неща на едно място, ще бъдете доста по-продуктивни, ако има нужда да потърсите нещо по-късно. Аз имам лошият навик да хвана най-близко стоящия лист или плик и да напиша номера на него. Като имаме бележник, особено специално за тези неща, няма да се губи толкова много информация. Методът на Franklin Planner е да се държи всичката тази информация на страниците на дневник за планиране, което дори е може би по-добрата опция.
9. Организирайте тези кабели. Много е лесно бюрото ви да се окаже покрито с кабели, за различни видове устройства. Да махнете някои от тях би помогнало доста. Дори малко изолирбанд, който да събере кабелите на едно място може да постави начало на това разчистване. Също така се уверете, че кабелите са с достатъчна дължина. Ако са прекалено къси, няма да можете да ги подредите спретнато. Понякога и безжичната връзка е опция. С все повече устройства поддържащи bluetooth и WiFi, ще можете да се отървете от някои кабели просто като използвате такива устройства с безжична връзка. Трудно е да се поддържа организирано бюро и такава работна повърхност, ако има такава неразбория около вас .
10. Ако нямате достатъчно чекмеджета. В момента моето бюро е доста голямо, но е направено от стъкло върху метална рамка. Изглежда много готино, но в същото време не предоставя големи възможности за съхранение. За да компенсирам, използвам стелаж за съхранение. Също така имам етажерки с кутии върху тях, които се плъзгат и по този начин имам нещо като чекмеджета за съхранение. Също така имам две отделни кутии за папки под бюрото, които ми помагат да оползотворя по-добре пространството.
11. Осветление. Уверете се, че имате достатъчно светлина на бюрото си. Може би е субективно, но според мен е по-лесно да се поддържа осветено работно място, отколкото тъмно такова.
12. Организирайте се в движение. Не виждам смисъл да обсъждаме, че по-ефикасно е да се организирате докато работите, отколкото, ако го правите в края на работния ден. Вие постоянно трябва да работите върху това да поддържате чисто бюрото си. Ако го разхвърляте по време на работа върху голям проект, направете го на малки стъпки. Подреждайте по малко, докато дойде време да тръгвате от работа. Да направите малко усилие, за да се организирате, може да не изглежда много, но ако го правите ежедневно, това ще поддържа нещата в правилна посока.